(I часть)
Предположим, что Exhibition Team поработала на славу, вся необходимая информация была представлена полно и вовремя. Руководство компании, изучив состояние рынка, приняло решение об участии в выставке.
Теперь, когда окончательно ясно "куда мы движемся", можноприниматься за конкретные действия. В идеальном случае (достаточно богатой и сильной компании) для достижения наибольшего эффекта желательно где-то за месяц начать проведение рекламных мероприятия(вроде радиорекламы, видеороликов, обьявлений в газетах) чтобы заинтересовать публику, заинтриговать ее, вызвать желание прийти и посмотреть на выставку самому, раз все об этом говорят. (Забегая вперед, скажу, что рекламную кампанию нужно продолжать и после окончания выставки, чтобы удержаться на пике внимания и интереса.)
Единственное "НО" - такой вид рекламы очень дорог. Поскольку рекламируется "ничто" - не фирма и не товар, а выставка - то только богатые компании могут себе позволить выбросить в эфир тысячи долларов.
Большинство фирм публикует ряд материалов в центральных и специализированных изданиях. Как правило этого достаточно.
Процесс подготовки к выставке можно разбить на несколько этапов:после определения цели, до выставки и на период выставки составляются:
После окончания выставки проводится учет и анализ прошедших событий (summary & statistics) и делаются выводы для использования в дальнейшем(experience).
ACTIVITY PLAN: При подготовке, составление данного пункта просто необходимо. Здесь указываются все основные детали относительно будующей выставки, это своего рода костяк дальнейших действий. В Activity Plan ДЕТАЛЬНО расписываются цели участия в выставке, место, сроки и время ее проведения, ответственные лица за оформление стенда, за организацию и увязку всех мелочей (конкретно - кто/что), за доставку материалов на стенд. Также дается краткая информация о других фирмах участниках (дилерах/конкурентах), специфике выставке и характеру ее проведения. В заключение указывается минимум бумаг, требующих согласования и подготовки, без которых вся работа будет бессмысленной - приглашения, билеты, документы на машины, пресс-релизы, рекламные проспекты, листовки, визитные карточки.
MATERIAL: В качестве одного из приложений к Activity Plan прилагается подробный список вещей и предметов, которые будут (должны будут) взяты на выставку. Наличие данного документа резко упорядочивает хранение и учет вещей, гарантирует своевременное пополнение "стратегических запасов" фирмы на стенде (еды, листовок), облегчает их поиск, определяет недостающие предметы.
Другим важным документом является анкета для учета (опроса)посетителей стенда. Для накопления достоверной статистической информации, руководство компании должно определить перечень
интересующих вопросов и порядок их следования.
Статьи, пресс-релизы