(III часть)
В процессе подготовки стенда Вы должны точно знать что вам нужно и почти всегда как это будет сделано. При составлении договора тщательно
расписывайте каждый пункт (типа "Где будут висет светильники?", "Какого размера шрифт должен быть на фризе?"). Если вы забыли что-то указать, как минимум ваш стенд НЕ БУДЕТ оборудован согласно вашим требованиям что может повредить имиджу фирмы, а как максимум фирма может вообще не попасть на выставку.
Есть еще одна особенность заказа услуг и оборудования у фирмы-организатора. При участии в выставке, перед фирмой стоит выбор: либо делать ВСЕ своими силами, либо обратиться к посторонней помощи.
Некоторые фирмы не устраивает стандартный набор, но и обращаться в специализированные агенства (компании) они не хотят(дорого/неэффективно/нецелесообразно). Для получения ИНДИВИДУАЛЬНОГО стенда, оформленного согласно вашим требованиям в большинстве случаев, ваша фирма может заключить СПЕЦИАЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ в приложение к основному договору на аренду площади. В нем конкретно оговариваются
ВСЕ нестандартные моменты экспозиции, сроки, цена. Основное удобство заключается в отсутствии необходимости бегать и искать подрядчиков на выполнение плакатов, щитов (таких каких ВАМ нужно) там, а слайдов, листовок, сборных конструкций сям. Вы получаете ЛЮБОЙ нестандартный стенд, самой сложной конструкции и все услуги в одном месте. Это будет дешевле для вас, если бы вы заказывали каждый вид услуг у отдельного подрядчика и примерно одинаково по качеству т.к. вспомогательные фирмы специализируются и живут на этом, имея тесные связи с фирмой-организатором выставки.
Одной из "головных болей" менеджера, ответственного за то "чтобы все было готово к указанному сроку наилучшим образом" является доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде. Вам нужно ЗАРАНЕЕ указать ЧТО, КОГДА и КУДА вы собираетесь ввозить. Для доставки всех необходимых выставочных материалов, оборудования на стенд, составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешения на провоз/вывоз груза. Это письмо должно быть адресовано фирме-организатору (на имя директора) и содержать подробный список ввозимых предметов. В интересах фирмы-участника позаботиться об этой мелочи, иначе в один прекрасный (и скорее всего очень ответственный) момент ,вы можете обнаружить что ваши машины не пускают на территорию выставки или количество вывозимых вещей немного меньше ввозимого.
Если у вас СЕЙЧАС нет собственных подходящих транспортных средств - договор с транспортной компанией - временный выход из положения. Но часто эта мелочь совершенно не принимается во внимание и о ней вспоминают в последний момент.
Уточните заранее, в течении какого срока ДО и ПОСЛЕ выставки вам можно ввозить/вывозить груз. Это позволит вам избежать недоразумений и гарантирует четкий график действий.
Далее, пусть и проблемы с доставкой благополучно решены. Другая сторона вопроса - монтаж и расположение экспонатов на стенде. Заранее продумайте экспозицию, исходя из размеров стенда. Правильно ли освещены фризы и плакаты? Хорошо ли видны образцы и слайды? Надежно ли закреплены щиты? Привлекательна ли надпись и цветовая гамма в целом?
Существует несколько базовых конструкций стендов (боксов) предлагаемых участникам выставки. Обычно это 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6 размерные конструкции. Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда - цена. И конечно размер экспозиции.
Компания со значительным бюджетом может позволить себе заказать несколько большийстенд чем требуется, однако для остальных фирм стоит подумать, нужно ли им это. Заказанный стенд может просто оказаться "слишком большим" и экспозиция потеряет, не сумея закрыть собой пространство.
Для оформления стенда рекомендуется воспользоваться услугами профессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой, единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль, имидж фирмы, являющейся символом уверенности, солидности, качества, спокойствия.
EXHIBITION PLAN & STAND MAP: Являясь наглядным примером стенда на бумаге, позволяет оценить будущую экспозицию и представить местоположение экспонатов. Карта необходима для оценки положения стенда относительно входа/выхода, основных проходов, стендов конкурентов. Может использоваться для сравнения затраченных средств в зависимости от выставки и занимаемой площади.
Согласно имеющейся информации, некоторые организаторы выставок распространяют специальные закрытые (конфиденциальные) анкеты исключительно для экспонентов. Этот шаг служит учету мнения фирм-участников "из первых рук", показывает степень их заинтересованности в продолжении выставочной активности, анализирует спектр услуг и возможные пути его расширения. Поскольку многие фирмы представляют различные регионы, заполнение такого рода анкеты помогает установить дополнительную связь связь между ними и добиться прогресса в достижении общих целей на рынке.
Если от вас ничего не зависит (ваша экспозиция настоль обширна, что пришлось нанимать бригаду рабочих для ее монтажа), не думайте о том что все хорошо и "ребята все сделают без вас". Известен случай с одной крупной известной компьютерной фирмой когда во время монтажа (за несколько дней до выставки) рабочие случайно разбили электронный агрегат стоимостью более 50 тыс. долларов, являвшимся ЦЕНТРАЛЬНЫМ экспонатом, и в общем-то целью участия фирмы в выставке. Как вы сами видите, назад дороги не было и отказаться от участия в выставке было НЕВОЗМОЖНО. Фирма, попавшая под действий форс-мажорных обстоятельств вынуждена была, не считаясь с расходами, послать самолет, чтобы доставить аналогичную модель к началу выставки. В наших российских условиях могут случиться ЛЮБЫЕ неожиданные вещи. Есть также масса примеров банальной кражи уникальных экспонатов (все лучшее - на выставку) обычными рабочими, имеющими к ним доступ. Хотя зачем спрашивается они им нужны?
Это может случиться с каждым, в том числе и с вами! Не будьте уверены ни в чем, что от вас не зависит! Постоянно контролируйте процесс монтажа/демонтажа экспонатов!
Во время подготовки к выставке самый критичный фактор - ВРЕМЯ, которого постоянно не хватает. Естественно, иметь 100% уверенность во всем невозможно, но попытка предусмотреть "двойной запас прочности" никогда не оказывалась лишней. Как бы смешно это не звучало, будьте начеку! Согласитесь, что мало смешного будет когда выясниться, что вы
забыли визитки (и подвели шефа) или неверно направленные лампы полностью отсвечивают главный плакат с девизом фирмы. Про случай, когда двое сотрудников одной фирмы прошляпили день недели и опоздали на стенд на полдня, хотелось бы просто умолчать. "НА ВСЯКИЙ СЛУЧАЙ", убедитесь ЕЩЕ РАЗ, имеется ли еда и рекламные проспекты в необходимом количестве на стенде, запирается ли вспомогательная комната на замок, подходит ли вилка кофейника к розетке.
Когда вы все это сделаете - вам не нужно будет об этом беспокоиться. Вы сможете спокойно и плодотворно работать,посвящая все свое внимание клиентам.
Статьи, пресс-релизы