Во время выставки крайне целесообразно фиксировать ВСЕ возможные контакты и проявлять интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Для этого лучше всего использовать специальную анкету. Она не должна быть громадной по обьему и нудной по содержанию. Вас интересует только ОРГАНИЗАЦИЯ - откуда он, АДРЕС - где он, ТЕЛЕФОН/ФАКС - как с ним связаться, ИМЯ/ФАМИЛИЯ - как его зовут, СФЕРА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ - чем он занимается (почему здесь), ДОП. ИНФОРМАЦИЯ - кто с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.
RESULT ANALYSIS По окончании очередной выставки, Exhibition Team может вздохнуть с облегчением взять двухдневный тайм-аут и опять энергично приняться за дело. Зачем? - спросите вы. А как же анализ результатов проведенной работы? Расширение контактов с потенциальными клиентами,заинтересованными экспозицией, учет затраченных средств и розданных материалов.
По отдельно взятой выставке составляется финальный обзор SUM-UP, в котором подробно указывается количество посетителей вообще, количество посетителей на стенде, количество розданных проспектов, количество заполненных анкет. В аналитическом документе SUM-UP данные обычно представляются в виде таблицы:
"Статистика стоимости и количества материалов по нескольким выставкам"
За полугодие или год составляется общий обзор по всем выставкам COSTS, с учетом видов затрат (сколько ушло на аренду, транспортировку, командировочные, изготовление рекламных материалов, еду персонала, etc). В отдельную папку складываются все счета, по которым легко прослеживаются переводимые за услуги деньги. Это делается на случай, если потребуется точно узнать сколько стоила перевозка (скажем двух контейнеров) или монтажные работы не в процентном, а денежном исчислении. Имея такую информацию на руках, легко определить сильно ли изменилась стоимость того или иного рода услуг от выставке к выставке.
Данные, представленные руководству на стол ввиде таблицы, НАГЛЯДНО показывают обьем того или иного мероприятия в денежном выражении (а следовательно, масштаб и значимость), затраты на одного посетителя по отношению к общему количеству, процентное соотношение полезных контактов и деловых встреч.
Имея накопляемую статистику такого рода, службе PR или Exhibition Team легко прогнозировать свои действия в будущем, учитывать ЧТО представляет для публики наибольший интерес и на что надо обратить особое внимание. (как пример, хотелось бы заметить, бессмысленность огромных затрат на рекламу, наряду со слабой подготовкой к работе с посетителями).
EXPERIENCE: По окончании каждой выставки составляется записка, отражающая вкратце все проблемы, возникшие при подготовке, каким образом они были решены и какие уроки следует извлечь в будущем.
Все учтенные ошибки, пожелания, комментарии обогатят ваш выставочный опыт и помогут в дальнейшем. Обобщая результаты конкретной выставки можно по горячим следам зафиксировать все "+" и "-", понять свои слабые места, быстро адаптироваться к новым условиям.
Достаточно сложно охватить все тонкости такой глобальной сферы как выставочная деятельность. Используйте приемы Public Relations всегда и успех неминуем. Команда, ставящая своей целью прежде всего установление искренних доброжелательных отношений с окружающим миром, сумевшая создать и завершить крупный проект, добьется успеха непременно. Вера в свои силы, профессиональная этика, ответственность и гибкость - вот основы новой ступени в развитии бизнеса, новый уровень проведения выставок, шаг в XXI век.
Статьи, пресс-релизы