Любые деловые отношения начинаются со знакомства. Знаете ли вы, что порядок представления людей определенным образом регламентирован? Уметь правильно представить нового сотрудника или представиться клиенту, знать, когда подавать руку для приветствия первым, а когда воздержаться от этого, не менее важно, чем владеть иностранными языками и приемами проведения переговоров. Эти знания помогут увереннее себя чувствовать, общаясь с деловыми партнерами, в особенности при переходе на более высокую ступень карьерного роста.
Будем знакомы…
Знакомство людей начинается с представления, и этот момент очень важен с психологической точки зрения. Отличительная особенность деловой сферы в том, что здесь действует международный принцип предпочтения рангов, то есть главные ориентиры — чин и занимаемая человеком должность. Так, по правилам делового этикета представляют человека, стоящего ниже по должности, вышестоящему, а не наоборот. Например, необходимо познакомить нового начальника отдела маркетинга Ольгу Петровну и заместителя начальника отдела логистики Алексея Семенова. Делается это таким образом: «Ольга Петровна, познакомьтесь, пожалуйста. Это Алексей Семенов, заместитель начальника отдела продаж». Называть при этом отчество и фамилию или не называть, зависит от корпоративной культуры компании.
В случае когда люди равны по положению, представляют того, кто менее знаком, тому, кого лучше знают (независимо от пола). Вернемся к примеру. Допустим, нашего нового начальника отдела маркетинга Ольгу Петровну необходимо познакомить с начальником транспортного отдела Максимом Ивановичем. В этом случае мы будем представлять уже ее как малознакомого в организации человека: «Максим Иванович, познакомьтесь, пожалуйста. Это наш новый начальник отдела маркетинга — Ольга Петровна». Как видите, если в общественном этикете принято мужчину представлять женщине, в бизнесе это правило не обязательно. На пол и возраст можно ориентироваться, когда равных по рангу людей вы знакомите на каком-то официальном мероприятии (более молодого тогда представляют старшему по возрасту человеку, мужчину — женщине).
Еще один нюанс. Если необходимо познакомить кого-то из сотрудников компании с клиентом, приоритет будет лучше отдать последнему. Например: «Господин Зленко, позвольте представить вам Ивана Петровича Пестрого, генерального директора нашей компании». В этой ситуации первым звучит имя клиента, поскольку из двух знакомящихся лиц приоритет отдается клиенту. Такая линия поведения типична для английского делового этикета. А поскольку клиенты — самое важное, что есть у компании, рекомендуем и вам придерживаться этого правила.
Выше разговор шел о знакомстве двух человек, но еще есть односторонний порядок представления, когда человек представляется группе людей (например, оратор — аудитории). Здесь также есть свои нюансы. Так, при представлении в офисе нового должностного лица, занимающего высокий руководящий пост (например, председателя правления или президента компании), служащие, в том числе и секретарь, должны встать. Это своеобразный знак внимания и уважения к новому руководству.
Представление нового сотрудника его коллегам, которое входит в обязанности руководства, также может быть односторонним и происходит обычно на собраниях. В этом случае помимо имени, фамилии, должности и ученой степени (если она имеется) говорится несколько слов о прежней работе и заслугах нового человека. Если он назначается на руководящую должность, то ему представляют его заместителей и ближайших помощников, называя должности и направления их работы (например: «Татьяна Иванова, менеджер по работе с VIP-клиентами»).
Игнорировать факт знакомства нежелательно. Даже если вдруг вы забыли имя человека, которого нужно представить, можно начать так: «Извините, ваше имя у меня вылетело из головы». Не стоит давать повод для рассуждений на тему: «А почему меня не представили?» — поскольку кто-то может затаить обиду.
Когда вас некому представить, представьтесь сами. Иногда бывает, что человек, с которым вы уже знакомились, вас не узнает. В этом случае не следует спрашивать: «Вы меня помните?» Просто представьтесь ему еще раз. При знакомстве независимо от того, вас представляют или вы делаете это сами, не следует первым подавать руку. Кроме того, согласно этикету при представлении группе людей не нужно подходить к каждому из присутствующих для пожатия руки. В данном случае ограничиваются легким поклоном (так вы окажете внимание всем собравшимся).
Клиента или заказчика следует приветствовать стоя. Следуя этикету, хозяин кабинета должен встать из-за стола, пойти навстречу гостю, поздороваться с ним за руку и пригласить сесть. Также деловой этикет предписывает встать для приветствия, когда новый сотрудник зашел к вам, чтобы представиться, даже если он ниже рангом.
Обратите внимание на то, что порядок перемещения внутри помещений также регламентируется. Например, при посадке в лифт следует пропустить вперед руководителя и его гостей. При выходе из лифта первым выходит тот, кто стоит ближе к двери. А если в компанию приходит новый посетитель, незнакомый с расположением помещений, то его надо проводить к месту встречи, а затем к выходу. Делать это должен либо секретарь, либо тот сотрудник, с которым он встречается. При этом провожатый идет первым, а посетитель — следом за ним. Интересно, что во многих фирмах исполнение данного правила сегодня больше служит целям безопасности, чем букве этикета.
Владимир Рудь
Опубликовано в OFFICE 12/2003
Статьи, пресс-релизы