Чтобы неофициальная деловая встреча оправдала ожидания, нужно создать условия, при которых общение будет проходить в обстановке, располагающей к доверию и концентрации внимания. Одним из вариантов может быть организация переговоров в ресторане
Деловые встречи и переговоры давно стали привычны для украинских бизнесменов и, пожалуй, заняли одно из главных мест в распорядке их рабочей недели. Такие мероприятия, как правило, проходят в три этапа: подготовка, непосредственно проведение и анализ результатов. Конечно, говорить о том, как организовать и провести деловую беседу в офисе компании, не имеет смысла — уже давно все сказано, да и опыта отечественным бизнесменам в этом вопросе не занимать. Но офис не всегда оптимальное, а иногда даже не лучшее место для переговоров — постоянные телефонные звонки, документы, требующие немедленного подписания, слишком усердные сотрудники и т. д. Именно поэтому с недавних пор приобретают популярность деловые встречи, проводимые в неофициальной обстановке: кафе, ресторане, спортивном клубе и прочих местах, располагающих к свободному общению.
Деловые встречи, проведенные в неформальных условиях, иногда оказываются гораздо более эффективными, чем переговоры в кабинетах. Обусловлено это в первую очередь тем, что смена обстановки позволяет встречающимся отвлечься от текущих проблем и сосредоточиться на конкретном вопросе. Кроме этого психологическая атмосфера при таком общении более свободная и раскрепощенная, располагающая к обмену мнениями, поиску общих интересов и обсуждению вопросов, напрямую не относящихся к предмету встречи. А такой широкий набор тем предоставляет собеседникам возможность узнать сильные и слабые стороны друг друга, что впоследствии может оказать благотворное влияние на результат переговоров.
Но чтобы встреча прошла так, как запланировано, необходимо очень внимательно и серьезно подойти к вопросу выбора времени проведения переговоров, места, где они будут проходить, и непосредственно организации всего процесса, включая меню и возможные варианты завершения.
B тот же час и...
Время деловой встречи обычно определяется по договоренности сторон, но преимущество предоставляется приглашаемому. Возможности инициатора встречи в данном вопросе ограничиваются только озвучиванием удобного для него времени, а принятие окончательного решения остается за второй стороной. При этом следует учитывать несколько моментов, обусловленных распорядком работы ресторанов и их загруженностью в то или иное время дня.
Конечно, идеальное время деловой встречи — утро. Распорядок рабочего дня не нарушается, да и хороший завтрак пополнит запас энергии, необходимой для дальнейшей деятельности. Но здесь возникает одна сложность — рестораны открываются обычно несколько позже, чем большинство людей предпочитают завтракать, поэтому найти достойное заведение будет непросто.
Такой проблемы, конечно, не возникнет, если назначить встречу на обеденное время, но не стоит забывать, что именно этот отрезок дня весьма популярен среди служащих близлежащих компаний, приезжих и остальных любителей со вкусом перекусить. Кроме того, встречи в ресторане, организованные во время обеда, могут нарушить рабочий распорядок, конечно, если данное время не было оговорено задолго до назначенного дня.
Что же остается? Вторая половина дня и вечер. Можно воспользоваться примером англичан и пригласить партнера или клиента на «пятичасовой чай». Преимущества — свободные рестораны, спокойная обстановка, да и рабочий день в офисе завершится раньше обычного, а как следствие — вечер, посвященный любимой семье или немного подзабытому хобби.
Ну и, наконец, ужин. Не худшее время для деловой встречи, особенно если приглашенный — хорошо знакомый человек. Прежде чем приступить к бизнес-части беседы, есть возможность обсудить накопившиеся новости, обменяться мнениями о последнем футбольном матче или рассказать об интересно проведенном отпуске. И лишь после этого в хорошем настроении за рюмкой коньяка или бокалом вина обсудить запланированные вопросы.
Несомненно, любое время дня обладает определенными преимуществами и недостатками для проведения деловой встречи в ресторане, и при планировании будущих переговоров этот фактор должен быть обязательно учтен. Но не менее важным вопросом является то место, где будет проходить беседа.
...в том же месте
Следует отметить, что в первую очередь деловые люди, обсуждающие бизнес-вопросы, стремятся к тому, чтобы информация, которой они делятся, не дошла до ведома других, а особенно компаний-конкурентов. Другими словами, условия проведения деловой беседы должны обеспечивать достаточный уровень конфиденциальности. К сожалению, не многие отечественные рестораны, даже высшей категории, могут предложить обстановку, необходимую для проведения важных переговоров, тем более если в них принимают участие известные люди. Общий подъезд, один-два больших зала, близкое расположение столиков... как следствие — неприкрытое любопытство многочисленных посетителей, необходимость говорить на пониженных тонах — ситуация, не очень располагающая к обсуждению важной и ценной информации.
Но если даже пренебречь условиями конфиденциальности, нельзя отрицать тот факт, что любая бизнес-встреча требует от участников концентрации внимания. Попробуем представить себе ресторан: приятная музыка, внимательные официанты, красивые люди, экзотические блюда — как можно в такой обстановке сосредоточиться и полностью посвятить себя обсуждению деловых вопросов?
К тому же деловые люди, как правило, имеют огромное количество знакомых, которые тоже не прочь посетить хорошее заведение и считают своим долгом выразить свои чувства от радости встречи, поинтересоваться здоровьем семьи, успехами в бизнесе и прочее. Такие неожиданности кроме того, что отвлекают людей от основного предмета разговора, являются еще и источником дополнительной информации, что чаще всего нежелательно для делового человека.
Здесь, возможно, есть необходимость сделать небольшое отступление по поводу этикета.
Правила поведения в ресторане (это относится не только к деловым встречам) говорят о том, что, заметив знакомого, не обязательно подходить к нему, достаточно поприветствовать друг друга легким наклоном головы. Тем более не следует присаживаться за столик, если вас не приглашают это сделать. Конечно, при острой необходимости обсудить какой-либо вопрос можно подойти и отвлечь беседующих, но разговор в такой ситуации должен быть очень кратким и лаконичным.
Но вернемся к основному вопросу данной главы — выбору места проведения бизнес-переговоров. Благодаря организации встречи в ресторане, можно не только решить насущные вопросы в неофициальной обстановке, но и подчеркнуть свое уважение к партнеру, а также укрепить или, наоборот, разрушить собственный имидж. Иногда даже самое обычное приветствие директора ресторана может показать, насколько реальный социальный статус человека соответствует афишируемому. Именно поэтому к поиску места проведения встречи нужно подойти очень внимательно и делать выбор обдуманно.
Во-первых, можно составить перечень ресторанов города, обладающих специальным помещением для встреч или, другими словами, отдельным кабинетом. Такая услуга на данный момент не очень распространена, поэтому много времени процесс отбора не займет. Для примера приведем несколько названий киевских ресторанов, имеющих вышеназванные помещения, возможно, это ускорит процесс выбора: «Алиби», «Вагон-ресторан», развлекательный комплекс «Гранд Виктория», «Деловые встречи», «Диксиленд», «Клеопатра», многие рестораны сети «Козырная карта», «Храм дракона» и т. д.
Во-вторых, желательно узнать место расположения данного заведения. Слишком большая удаленность от центра города может создать у приглашенного впечатление о невысокой важности встречи (мы не имеем ввиду престижные загородные рестораны), в противоположной ситуации центральные автомагистрали, проходящие недалеко от ресторана, и оживленные улицы намного увеличат вероятность не очень желательных встреч со знакомыми. Следовательно, для проведения бизнес-переговоров нужно выбрать что-то среднее — немало ресторанов расположены в близлежащих к центру районах, на тихих улочках или в специально оборудованных двориках.
В-третьих, часто во время деловых бесед возникает необходимость позвонить по телефону и отправить факсимильное или e-mail-сообщение. Если первая и частично вторая проблемы практически исчезли с началом повсеместного использования мобильных телефонов, то с решением третьей могут возникнуть некоторые трудности. Учитывая такое положение вещей, многие рестораны в процессе оснащения кабинетов для деловых встреч устанавливают в них факсимильные аппараты или же предоставляют возможность пользоваться офисным оборудованием в любое время и в любом объеме. Иногда такого рода помещения оснащаются не только техническим оборудованием, но и отдельными ванными и гардеробными комнатами, что позволяет деловым людям полностью отгородиться от окружающих и сосредоточить все свое внимание на решаемых вопросах.
И в-четвертых: чтобы деловая беседа не переросла в обсуждение ассортимента и качества блюд или спиртных напитков, необходимо заранее узнать, а по возможности и проверить, меню ресторана и составить примерный заказ. Этот аспект встречи не менее важен, чем все предыдущие, так как несет в себе определенный смысл.
Вкусный обед поможет беседe
Каждая деловая встреча имеет свой неповторимый оттенок и нацелена на решение определенного ряда вопросов, но не стоит забывать, что в первую очередь она подразумевает под собой выражение отношения к партнеру или клиенту.
Конечно, можно пообщаться за чашкой кофе или бокалом вина и только после окончания деловой части переговоров принять решение о необходимости угощения. Такая программа встречи позволяет избежать лишних представительских затрат, ведь если результат разговора оказался неудовлетворительным, для какой-то из сторон остается возможность просто попрощаться и уйти по своим делам.
В то же время когда достигается соглашение, появляется повод уверить друг друга в добром и уважительном отношении благодаря совместному обеду или ужину.
В таком случае и возникает вопрос о количестве и разнообразии блюд. Если заказать много дорогих и изысканных яств, у партнера может появиться ощущение, что ему хотят показать превосходство, в противном случае (скромный заказ) приглашенный решит, что его не ценят и просто решили немного сэкономить. Чтобы избежать подобных недоразумений, желательно заранее составить примерное меню на каждый из возможных вариантов завершения переговоров, тем более что его можно будет использовать как некий шаблон для будущих деловых встреч. Особенно если вы станете постоянным клиентом ресторана и проинструктируете официантов, какое меню использовать в каждой конкретной ситуации.
Какое бы решение о количестве блюд ни было принято, желательно помнить, что, заказывая экзотические яства, можно поставить собеседника в неловкое положение, тем самым испортив впечатление от успешно проведенной встречи. Да и готовятся такие блюда, как правило, достаточно долго, а их вкусовые качества не всегда оправдывают время, потраченное на ожидание.
Организовывая встречу в ресторане, всегда нужно помнить, что от нее зависит не только результат нынешних переговоров и дальнейшее развитие отношений с партнером или клиентом, но и имидж компании, которую вы представляете.
Общение на равных
Общепринятые правила поведения не всегда актуальны в деловом мире. Например, если в светском этикете преимущества предоставляются старшему по возрасту человеку и женщине, то в сфере бизнеса все происходит несколько по-другому. Конечно, это не значит, что для деловых людей не существует таких понятий, как уважение, такт, порядочность, вежливость и достоинство, но отношение к человеку в мире бизнеса строится не на основании его возрастной или половой принадлежности, а на основании занимаемой должности.
Мужчина и женщина одного ранга могут общаться на равных, и мужчина в данном случае не обязан испытывать неловкости из-за неподанного в гардеробе пальто, а женщина не должна требовать дополнительных знаков внимания. То же самое относится и к людям разного возраста.
Что касается оплаты счета в ресторане, то вариантов может быть масса. Самый простой — платит тот, кто пригласил. И еще раз нужно отметить, что здесь не имеет значения, кто выступает хозяином встречи — женщина или мужчина: человек представляет организацию, а следовательно, приглашает не он, а компания. Если же обедают профессионалы одного ранга, одинаково заинтересованные в результате переговоров, платить по счету может каждый за себя или же равными частями. В любом случае, чтобы избежать возможных неловкостей, желательно обсудить вопрос оплаты заранее.
Учитывать эти принципы делового этикета необходимо и в процессе организации встреч в ресторане, что позволит заранее смоделировать собственное поведение и избежать нежелательных ситуаций.
Справка
Чтобы не попасть впросак
Знание нескольких правил поведения за столом помогут избежать не-приятных ситуаций. Конечно, все требования современного этикета представить здесь невозможно, поэтому постараемся выделить наиболее спорные моменты.
- Использование ножа. Не всегда нож оказывается необходим, и если им еще можно пользоваться во время еды оладий, котлет или даже вареников, то по отношению к вермишели, омлетам, пудингам и овощам он просто недопустим.
- Супы могут подаваться как в тарелках, так и в обычных или специальных чашках. В первом случае все происходит как обычно, только тарелку наклонять не нужно, лучше оставить в ней немного супа. Если блюдо подается в обычной чашке, то и пить бульон следует как обычно, а если в специальной — то следует воспользоваться десертной ложкой.
- Рыбу в любом виде едят без использования ножа (за исключением маринованной селедки). Иногда к рыбным блюдам могут быть поданы лопатка (выполняет роль ножа) и вилка.
- Блюда из птицы едят ножом и вилкой, но никак не руками, даже если на косточке остается часть мяса.
- Бананы нужно очистить от кожуры и есть с ножом и вилкой, теми же приборами едят и арбуз, а вот для дыни нужно использовать ложку.
Справка
Деловые встречи разных стран
Каждая страна имеет свои традиции и сформировавшийся этикет общения. Как же бизнесмены разных стран предпочитают проводить деловые встречи?
Австрия. Не принято называть друг друга по именам, чаще используют фамилии. Нужно быть пунктуальным и во время еды обе руки держать на столе.
Германия. Немцы известны своей пунктуальностью и педантичностью, поэтому если вам поступило приглашение в ресторан, помните, что бокалы принято поднимать только после того, как хозяева произнесут приветствие, а заказанные вами блюда и напитки, вполне возможно, придется оплачивать самостоятельно.
Индия. Наиболее распространенная пища — растительного происхождения. Часто по религиозным соображениям индийцы не едят мяса и не пьют спиртного. Но во многих ресторанах можно заказать блюда любой другой национальной кухни.
Франция. Обсуждение деловых вопросов за едой очень популярно. Обед обычно длится около двух часов, ужин может затянуться и дольше. Из спиртных напитков предпочтение отдается вину. Счет в ресторане чаще всего оплачивает приглашающий.
Япония. Большое значение японские бизнесмены придают неофициальным встречам с деловыми партнерами, которые обычно проводятся в барах или клубах. Отказываться от предложенных спиртных напитков и еды не принято.
Оксана Штоляр
Опубликовано в OFFICE 10/2003
Статьи, пресс-релизы