Аврал. Что может быть хуже для делового человека? Гора дел, не терпящих отлагательства, половина из которых «на вчера», собрания встречи, звонки. После работы приходится допоздна засиживаться, да и на выходных частенько. Какая уж там семья, друзья, отпуск! Постоянно думаешь: «Как бы не забыть, как бы все успеть». Планировать просто нет времени! Тем более когда работаешь в условиях непредсказуемости и неопределенности.
Ситуация, наверняка, знакомая многим не понаслышке. Большинство из нас не задумывается об организации повседневных дел и беспорядочно тратят на них силы и время. Как следствие — крушение планов и ощущение хронического недостатка времени. Мы хватаемся то за одно, то за другое, а в результате — уйма несделанного и стресс.
Решение проблемы кроется в управлении временем, а если точнее — в его организации. Контролировать время просто: путем принятия решений о том, что и когда необходимо сделать (речь идет отнюдь не о жестком режиме жизни, не допускающем отклонений от установленного графика), а для этого анализируется система целей и расставляются приоритеты, которые превращаются в конкретные задачи и программу действий. Благодаря этому повышается эффективность всей деятельности. Вдобавок можно получить в свое распоряжение больше времени для отдыха, а это важный элемент подзарядки жизненных «аккумуляторов», поддерживающий способность справляться со всем тем, что поминутно подбрасывает жизнь.
Куда уходит время, куда оно идет?
Зачастую руководители буквально не успевают задуматься о том, какие дела являются более важными, какие менее, а какие вовсе не стоило бы делать, поручив их выполнение подчиненным или вовсе отказавшись от них как от ненужных. У них нет целостной картины восприятия, поэтому непонятно, в каком направлении они двигаются. Чтобы не возникало подобных сложностей, в основу тайм-менеджмента положена постановка целей.
Во-первых, это нужно для того, чтобы понимать, в какую сторону двигаться в своем развитии, чего хочется достичь. Во-вторых, когда есть цели, легко можно определять, что важнее, что нужно успеть сделать и на какие важные дела времени не хватает. В-третьих, правильно поставленные цели помогут ответить на вопрос, зачем совершается то или иное действие.
Имея цели, можно приступать к глобальному планированию: долгосрочному (пять лет и более), среднесрочному (один — два года) и краткосрочному (два — шесть месяцев). С учетом этого составляется перечень дел на день, неделю и месяц. Стоит обратить внимание на то, что сколь бы искусно ни планировались дела, выполнить их с максимальной продуктивностью не удастся, если не избавиться от неэффективных видов деятельности. Более того, отказываясь от необязательных или бесполезных действий, руководитель высвобождает время для более важных дел.
Как мы уже говорили, управление временем предполагает изучение и совершенствование техники его использования. Для того чтобы определить, почему времени не хватает, нужно его проанализировать и понять, куда оно уходит. С этой целью ведется хронометраж, который есть не что иное, как полная фиксация потраченного времени.
Механизм достаточно прост: на разграфленном листке бумаги учитывается любое переключение внимания длительностью более 3—5 минут. Делается это в течение всего дня как минимум неделю (в идеале три — четыре недели). К слову, для упрощения этой процедуры и сведения к минимуму усилий на фиксацию своих действий можно использовать систему условных обозначений. Главное, чтобы вам было удобно и понятно.
В конечном результате вырисовывается четкая картина дел и действий, которые совершаются в течение всего дня, и становится видно, сколько времени на них расходуется. Анализируя полученную информацию, легко выявить и постараться устранить так называемые «дела-поглотители», которые съедают слишком много времени, не принося ни результатов, ни удовлетворения.
Телефонные звонки, проблемы с компьютерным оборудованием, изменение очередности работ, навязываемое коллегами, плохо организованный обмен информацией между подразделениями и чрезмерная офисная бюрократия, неразбериха в почте и бумагах, неорганизованные собрания, бесполезные дискуссии, непредвиденные происшествия — это далеко не полный перечень причин, заставляющих нас тратить время зря. И с ними надо бороться.
Например, от таких поглотителей, как заваленный письменный стол или поиски нужного телефона, можно избавиться элементарно, наведя порядок, систематизировав записи и распределив документы по папкам. Весьма полезной в данном случае может стать картотека. А вот с нежданными телефонными звонками, отрывающими от дел, или незванными посетителями бороться сложнее. Опыт показывает, что хоть и нельзя предугадать отдельные события, можно ожидать, что в течение дня на вас навалятся внезапные обстоятельства, которые отнимут большую часть времени. Чтобы не возникало перегрузок, при планировании рабочего дня полезно зарезервировать время (минимум час) для того, чтобы использовать его при возникновении кризисных или неожиданных ситуаций.
К слову, в случае, когда ежедневное количество встреч и звонков не оставляют времени на себя, консультанты по тайм-менеджменту рекомендуют очень простой способ: забронировать время «на встречу с собой». В прямом смысле, записав заранее в ежедневник на определенный день и время встречу «с важным клиентом», то есть с собой, при назначении времени визита можно прямо отвечать деловым партнерам: «Извините, на это время у меня уже запланирована встреча», — и использовать его для решения накопившихся личных вопросов.
Еще один поглотитель — затяжные совещания. Постарайтесь начинать собрания точно в назначенное время, не ожидая опоздавших, и проводить их ровно столько времени, сколько было отведено. Это научит присутствующих быть пунктуальными и более конструктивно излагать мысли, экономя общее время. Немало времени съедают нечетко поставленные цели, отсутствие приоритетов, попыток слишком много сделать за один раз. Именно поэтому особое внимание в тайм-менеджменте уделяется планированию.
Есть ли у вас план?
Большинство людей составляет планы бестолково, так как готовят их только под давлением обстоятельств. У такого одноразового планирования есть свои плюсы и минусы. Не будем сейчас подробно на этом останавливаться, однако отметим что тот, кто планирует только так, рискует лишиться плана действий тогда, когда это особенно необходимо.
Классический тайм-менеджмент рекомендует регулярно составлять список дел на день и выполнять их строго по очереди в порядке приоритетности. Но не всегда и не для всех такой принцип работы приемлем, особенно это относится к людям творческим. Для некоторых, например, более эффективно работать над несколькими делами одновременно, переключаясь с одного на другое. Если это верно и для вас — дерзайте, главное, чтобы была польза. Есть люди, которые органически не приемлют любые формы планирования дня, расписания или деятельность которых проходит в хаотичных, непредсказуемых условиях. Увеличить собственную эффективность в таком случае можно, применяя некоторые методы тайм-менеджмента к конкретным потребностям и ситуациям. Например, метод расстановки приоритетов позволяет выделить самые важные дела, на которых и будет делаться акцент, а мелочи при этом упускаются из виду. Еще один простой способ не забыть ничего важного — завести специальную папку для наиболее актуальных в данный момент документов.
Таким образом, в организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный наиболее комфортный стиль, который человек для себя находит и который дает максимальную эффективность. Решение, какую форму планирования выбрать, во многом будет зависеть от особенностей вашей деятельности и вашего характера. Одни делают заметки на листочках клеящейся бумаги и прикрепляют ее на компьютер или еще где-нибудь в офисе. Другие предпочитают подробно записывать все задания в ежедневник. Третьим по душе такие полезные и удобные вещи, как органайзер, КПК, ноутбук, диктофон и т. д. Главное при этом контролировать выполнение намеченных дел и не забывать по ходу вносить соответствующие коррективы.
Время — деньги?
Не все видят смысл в переводе своего времени на деньги, да и не всегда такая оценка корректна. Но есть ситуации, когда понимание того, сколько стоит час нашего времени, заставляет более бережно к нему относиться и эффективнее расходовать.
Для подсчета стоимости одного часа времени используются такие понятия, как максимальная и средняя стоимость рабочего часа. При этом средняя стоимость часа равна месячному доходу, деленному на 176 рабочих часов в месяц.
О максимальной стоимости есть смысл говорить, если человек получает почасовую оплату или гонорары за свой труд (журналист, тренер, юрист, консультант и т. д.). В данном случае максимальная стоимость часа равна максимальной сумме, полученной за час работы.
Для чего полезно это знать? Допустим, при поиске дополнительной или другой работы: стоимость часа на ней должна быть выше, чем на прежней работе. Кроме того, такой подсчет покажет целесообразность покупки услуг людей, чье время стоит меньше вашего. Это освободит от необходимости делать что-то самому и позволит использовать свое время на то, что приносит больше денег, что важнее или интереснее. Например, многие руководители добираются до офиса на автомобилях. Купив услуги шофера, который будет возить их на работу, они могут освободить свое время для дел, прямо или косвенно связанных с работой (чтение прессы, общение по телефону, планирование и т. д.).
Между прочим, неумение делегировать полномочия — основная причина перегруженности на работе, прямо пропорционально которой растет усталость, депрессии. Есть тип руководителей, которые считают, что без их участия ни одно дело нормально не будет сделано, и они взваливают на себя гору работы и обязанностей, которые вполне мог бы выполнить кто-нибудь из подчиненных.
Самый распространенный пример, касающийся мелких, а иногда и средних компаний, это когда директор самостоятельно решает, где и как его фирма будет рекламироваться. Загруженный другими делами, он просто не может выделить времени на полноценное медиапланирование, общение со множеством рекламных менеджеров, представляющих СМИ, в то время как было бы проще поручить это делать другим, в крайнем случае — специализированному агентству.
Делать все самому невозможно. Нанять дополнительного работника или купить чужие услуги обойдется дешевле, чем работа, которую вы не успели сделать. Особенно это трудно осознать владельцам и руководителям компаний, прикипевшим душой к своему делу, что сказывается на всем — от управления финансами до отношений в семье. Им необходимо научиться передавать ответственность, доверять часть своей работы другим. Это позволит высвободить время для решения приоритетных задач.
Напоследок еще раз отметим: как бы вы ни были заняты, всегда уделяйте время планированию, важность которого обратно пропорциональна количеству свободного времени. План рабочего дня поможет разумно распределить время и выделить первоочередные задачи. Потратьте на это всего десять минут в начале и в конце дня, и эти затраты с лихвой компенсируются в виде увеличения количества решенных вопросов.
Справка
Личный или корпоративный?
В широком понимании тайм-менеджмент связан с управлением временем компании. Основное внимание при этом уделяется организации работы системы в целом, а эффективное использование времени каждого отдельного работника становится следствием ее правильного построения. Такой подход более эффективен в условиях, когда от сотрудника требуется четкое и быстрое выполнение должностной инструкции, то есть ярко выражена механичность действий. Это есть реинжиниринг бизнес-процессов, проектный менеджмент, и т. п. Все это — технологии управления временем фирмы.
Тайм-менеджмент в узком смысле — это организация личного времени отдельного человека. Личный тайм-менеджмент становится актуален, когда в работе существует некая свобода действия и свобода выбора, проявляется творческая инициатива. В этом случае уже нельзя просто оптимально простроить систему, запустить механизм и следить за его работоспособностью. Когда человек принимает самостоятельные решения, целиком организует весь процесс своей работы с клиентами и т. д., он должен владеть технологиями организации личного труда, повышения личной эффективности. При этом личный тайм-менеджмент оказывается достаточно сильным двигателем корпоративной эффективности.
Справка
Тренинг или консультирование?
Освоить приемы тайм-менеджмента можно на соответствующих тренингах и семинарах, которых в последнее время проводится все больше и больше. Как выбрать наиболее подходящий? Руководитель «ТМ-сообщества» (www.improvement.ru) Глеб Архангельский дает следующую сравнительную характеристику учебных ресурсов: «Корпоративный семинар позволяет решать важные задачи, связанные с выработкой методов командной работы. Решение вопросов происходит на уровне команды, а не отдельного работника и сильно повышает вероятность того, что новые методы будут внедрены. При этом для топ-менеджеров более уместен семинар, позволяющий вести интеллектуальную дискуссию без неуместных в данной аудитории упражнений. Для средних менеджеров — тренинг, позволяющий отточить навыки, но дающий меньше для развития интеллекта.
Консультирование (коучинг) — наиболее затратная, но при этом наиболее эффективная из всех очных форм ТМ-обучения. Таким образом, ТМ-консультирование предназначено в первую очередь для тех, кто ценит время больше, чем деньги. У него есть одно достоинство в денежном плане: процесс, как правило, разбит на небольшие отрезки, которые можно оплачивать по отдельности, прекращая сотрудничество ровно в тот момент, когда вы сочли его продолжение неэффективным. К достоинствам можно отнести в первую очередь возможность индивидуального тщательного оттачивания методов под ваши потребности. В частности, консультант здесь выступает в качестве достаточно мощного «фильтра», отсеивающего лишнюю информацию. Еще одно преимущество консультирования перед семинаром — гибкость в выборе времени занятий, а также высокая мотивация».
Справка
Определение приоритетов
Алан Лакейн в книге «Как взять под контроль свою жизнь и свое время» для определения приоритетов и классификации значимости дел предлагает использовать первые буквы алфавита: А, Б, В. Таким образом, в списке «А» указываются наиболее важные дела, которым следует уделить максимум своего времени, в категории «Б» окажутся дела средней значимости, а в группе «В» — наименее значимые. При этом первичное распределение будет условным, а последующее сравнение различных дел позволит обнаружить и устранить те, которые не имеют существенного значения.
После того как все планируемые действия занесены в список, по каждому пункту необходимо задать себе вопрос: намерены ли вы потратить, по крайней мере, пять минут на эти дела в ближайшие семь дней? Если ответ отрицательный, то написанное вычеркивается. Из оставшихся пунктов выбираются хотя бы четыре самых важных, которым вы готовы посвятить часть своего времени в течение ближайших семи дней. Принимая во внимание время дня и степень актуальности, можно распределить дела из группы «А» по порядку: А-1, А-2, А-3, А-4 и т. д. Этот порядок со временем будет изменяться: то, что сегодня включено в группу «А», завтра может перенестись в группу «В» или наоборот.
Алина Ворошилова
Опубликовано в OFFICE 9/2003
Статьи, пресс-релизы