Современная культура общения предполагает наличие визитной карточки при любой деловой встрече и обязывает пользователя придерживаться ряда правил, касающихся ее оформления и применения. В основе их лежит простое понимание, что визитная карточка — это то, что остается у вашего делового партнера после очной или заочной встречи с ним. Карточка должна не только содержать сведения о ее владельце, но и создавать желаемый уровень его имиджа.
Все начинается с визитки
В последнее десятилетие визитки вышли из-за рамки официоза и дипломатии и стали активно использоваться в различных сферах деловой жизни. Диапазон их применения широк: поддержание связей между официальными и неофициальными, деловыми и общественными кругами, бизнесменами. В ряде случаев, например в Японии, Корее, визитка может рассматриваться как удостоверение личности.
В мире бизнес-отношений этой маленькой карточке отводится важная роль — посредника при знакомстве и представлении. Визитка является важным элементом престижа, значительно облегчает контакты, содействует общению людей, экономит время. Кроме того, она долго хранится и помогает быстро восстановить в памяти информацию о человеке. Кроме этого визитка, оставшаяся у собеседника, должна не просто напоминать, а, прежде всего, оказывать воздействие на получателя: создавать ассоциацию с ее владельцем как представителем компании и вызывать только положительные эмоции. Ведь процесс вручения визитной карточки — не просто дань моде, а в какой-то степени и гарантия серьезности намерений и дееспособности в будущем вести полноценное сотрудничество. Независимо от того, каким подходом руководствовались при заказе визитки (для красоты или для дела), хорошая визитная карточка обязательно должна быть стильной, функциональной, профессионально сверстанной и качественно напечатанной.
Деловым людям рекомендуется не проявлять эксцентричности и не злоупотреблять разного рода изысками, ведь безвкусно оформленная визитная карточка может вызвать раздражение у человека, который ее получил. Поэтому разработку концепции и исполнения стоит заказывать у профессиональных дизайнеров, что впоследствии окупится, ведь от вида визитной карточки зависят деловые отношения с партнерами, а соответственно и дальнейший успех бизнеса.
Борьба за первенство
Вряд ли история помнит, кто первым написал на кусочках бумаги (пергамента, коры, металла) свои инициалы, должность, профессию, местонахождение и начал раздавать их людям. Французы утверждают, что первые визитные карточки появились в их стране во времена Людовика XIV (XVII в.). А китайцы доказывают, что до визиток додумались именно их предки. Тем не менее первое документальное подтверждение — образец печатной визитной карточки — обнаружено в Германии и относится к 1786 году.
В Российской империи визитные карточки появились при Екатерине II (XVIII в.) и стали вещью значимой, представлявшей своего хозяина во всем величии и блеске. Постепенно они превратились в подлинные шедевры графического искусства с гравированным орнаментом, причудливыми гербами владельцев. Однако широкое распространение визитные карточки получили только в XIX веке. Тогда и сложилась определенная культура оформления визиток и пользования ими. Они стали неотъемлемой частью этикета, а правила их применения были не менее сложны, чем правила пользования столовыми приборами. Кроме того, визитные карточки представляли целую область полиграфического искусства со своими шедеврами, канонами и табу. К сожалению, после революции их искоренили, объявив буржуазным пережитком. И только в конце XX в. визитные карточки снова вошли в нашу жизнь.
Возникает спрос, создаются фирмы, предлагающие всевозможные варианты решения «визиточного» вопроса. Небольшая карточка становится символом новых деловых отношений. Вежливое напоминание о владельце карточки сменилось на престижность самой визитки. У художников появилась новая веха творчества — дизайн визитной карточки. Вслед за многими европейскими странами появляются «двойные» и даже «тройные» карточки-раскладушки. Визитка становится более нарядной и «разговорчивой», иногда даже слишком «болтливой». Но среди этой неразберихи существует особый класс художественно оформленных визитных карточек, которые становятся произведениями искусства и поражают своей экстравагантностью.
Но не каждому человеку или компании подходит ярко оформленная и «кричащая» карточка, поэтому прежде чем остановить свой выбор на каком-либо эскизе, в первую очередь нужно решить, где и для чего она будет использоваться.
Чем проще — тем лучше
Сейчас у пользователей визитных карточек сформировалось два основных подхода к их назначению — функциональность и имидж. Но если первое требование близко и понятно всем (практичность и простота в обращении, качественная печать), то со вторым — имиджем — не все так просто. Ведь для определенной категории людей существует лишь один принцип — продемонстрировать свою всесильность: чем больше карточка отличается от других по оформлению и материалам, чем сложнее технология ее изготовления, чем дороже и вычурнее визитка — тем лучше.
Но деловая визитная карточка — это один из важнейших элементов корпоративного стиля организации. Поэтому для поддержания хорошего имиджа фирмы все ее сотрудники должны иметь служебные визитные карточки, исполненные в одном стиле. Право выбора изображаемых элементов эмблем, торговых марок, фирменных знаков или логотипов остается за людьми. Но обязательным условием является одно: цвета на визитках всех сотрудников и деловых партнеров должны быть соблюдены идеально.
Классическое оформление визитки достаточно строгое: темный текст на светлом фоне. Хотя изготовители и предлагают широкую гамму цветных карточек на картоне, ламинированной бумаге, пластике, коже и даже натуральном дереве — буке, нормы этикета не рекомендуют использовать такого рода изыски, так как на них невозможно сделать какие-либо записи. Предпочтительнее сосредоточиться на выборе отменного качества бумаги, может быть, слегка тонирован-ной и с сатинированной поверхностью. Она также может подвергаться различной обработке, например, тиснению разноцветной фольгой. Европейская традиция подразумевает использование розового, голубого и белого фона и темно-синего, темно-коричневого и черного текста. Могут применяться также золотая, серебряная, бронзовая краски.
Исключительно важный элемент визитной карточки — шрифт текста, который во многом решает задачу оригинальности, запоминаемости и наглядности визиток. Зависит он от местной практики и строго не регламентируется: главное, чтобы он был легко читаем. Не рекомендуется использовать сложные декоративные шрифты, а также шрифты курсивного начертания.
Оформление визитных карточек сотрудников магазинов, предприятий сферы услуг и т. п. может отходить от строгих норм этикета, так как это не только информационная, но и рекламная продукция. На оборотной стороне таких карточек могут быть помещены логотипы, красочные символы, девизы фирмы, карта-схема проезда и т. п. Цветные и необычные карточки остаются также уделом художников, коммивояжеров, рекламных агентов и, конечно же, детей.
Что касается формы и размера визиток, то четких правил здесь нет. Но чаще всего карточка представляет собой прямоугольник не слишком плотного картона хорошего качества небольшого формата, где типографским способом четко и красиво отпечатаны сведения о ее владельце. Размеры: 50 х 90 мм — стандартная, 40 х 80 мм — для женщин в качестве супруги, а не в силу занимаемой должности (на таких визитках обозначается лишь имя (отчество) и фамилия супруги, должность мужа не указывается). В Великобритании, наоборот, размеры визитных карточек жен на 10 мм больше, чем их спутников жизни (50 х 100 мм). Визитная карточка девушки, как правило, 35 х 70 мм.
Существуют различия и в расположении текста. В нашей стране и некоторых двуязычных странах сложилась практика печатания двусторонних карточек с текстом на иностранном языке на обороте. Но если придерживаться строгих протокольных норм, это не совсем верно, так как оборотная сторона карточки предназначена для дополнительных записей. Заказывая карточку на иностранном языке (чаще английском — языке международного общения), имя и фамилию следует писать полностью, а отчество или не указывать, или обозначать одной заглавной буквой. Некоторые люди, чтобы сэкономить, заказывают визитки с переводом на одной стороне, но вряд ли от этого что-то выигрывают, ведь получается информационная каша, проглотить которую захочет не всякий.
Но визитные карточки отличаются не только формой, цветом или размером. Существует еще и их распределение по различным сферам применения.
Видовая палитра
В современной практике используется два типа визитных карточек — деловые и личные, каждая из которых имеет свои разновидности.
Деловые визитки — это неотъемлемый атрибут современного официального общения. Существуют определенные стандарты для размещения текста на таких карточках: в центре крупным шрифтом обозначается имя (отчество), фамилия руководящего сотрудника компании, далее более мелкими буквами под именем — должность. В левом нижнем углу размещают название организации и ее полный почтовый адрес, а в правом — номера телефонов, факса, телекса, адрес Интернет-сайта и электронной почты. Карточка рядового сотрудника компании несколько отличается от визитки руководства: в центре располагают название и адрес фирмы, в нижнем левом углу — имя (отчество) и фамилию, внизу справа — номера телефонов, факса и т. д. Деловая визитка может также содержать информацию о научной степени, звании и титуле или логотип компании. У государственных чиновников, депутатов на деловой визитной карточке может быть изображен государственный флаг или герб.
Не соответствует нормам этикета деловая карточка без официального адреса (исключение составляют дипломаты и высшие государственные должностные лица). В случае если организация имеет несколько филиалов, то на деловых визитках ее представителей могут быть указаны несколько адресов. На такого рода карточках не рекомендуется указывать домашний адрес и телефон, при необходимости его вписывают от руки, это даже создает некоторую доверительность в общении. При смене номера телефона можно, зачеркнув старый, аккуратно вписать новый, а вот проводить такие операции с адресом или должностью не стоит.
Существует две разновидности деловых карточек — представительская и карточка компании. На представительской указывают имя, фамилию, должность и полное название организации без каких-либо координат. Используют их для специальных и представительских целей. В карточку компании, наоборот, включается полная информация о наименовании и месторасположении организации, а также номера телефонов и адрес электронной почты. Применяются они на презентациях, выставках, при вручении подарков, поздравлений от фирмы и т. п.
Второй тип визиток — личные. Они могут содержать имя и фамилию владельца, а также любую дополнительную информацию, которую человек хочет туда внести (адрес фирмы, номера телефонов, адрес персонального сайта, электронной почты, звание или ученую степень).
Разновидностью личной карточки является семейная визитная карточка или карточка супругов. Она используется при знакомстве, направлении поздравлений друзьям семьи или прилагается к подаркам. Необходимо помнить, что имя жены на таких карточках ставится перед именем мужа, а адрес указывается по желанию.
Как ни странно, но детские визитные карточки тоже существуют. Вот при их оформлении можно несколько отойти от жестких норм взрослого мира и создать что-то индивидуальное и интересное. Конечно, такого рода визитки не часто востребованы в деловых кругах, но иногда они могут оказаться весьма кстати. Например, если ребенок заблудился в супермаркете или уехал в лагерь отдыха, номер мобильного телефона родителей, внесенный в карточку, будет всегда с ним, а при необходимости воспитатели смогут им воспользоваться.
Для научных и творческих работников, часто работающих дома, была создана комбинированная визитная карточка, в которой наряду со служебными (в левом нижнем углу) указываются и домашние координаты (в правом нижнем углу). Правда, женщины чаще всего ограничиваются только номером телефона.
При проведении больших мероприятий — конференций, презентаций, выставок, фестивалей — их организаторы заказывают большие визитные карточки — бейджи — с указанием имени (отчества), фамилии, ученого звания, должности, фирмы, учебного заведения или научного центра, которые представляет данный участник. Бейджи прикалывают на левой стороне груди и носят исключительно в здании, где проходит мероприятие. Пожалуй, бейдж — единственная визитка, на которой иногда уместно размещение фотографии человека рядом с его именем, на остальных карточках такой объект размещать не следует.
Одним из основных этапов знакомства с потенциальными партнерами или клиентами является процесс вручения и принятия визиток. От того как он пройдет, может зависеть первое впечатление, которое сложится у людей друг о друге.
Обмениваемся визитками
Вручение визитной карточки производится как лично при первой встрече, знакомстве или начале деловых переговоров, так и заочно. При знакомстве первым визитную карточку вручает тот, чей ранг и должность ниже. Затем идет градация по возрасту. А если и возраст собеседников совпадает, то активность может проявить более вежливый или заинтересованный собеседник. При деловой встрече с иностранными партнерами первыми визитные карточки вручают хозяева.
Посетитель в фирме, учреждении может предъявить свою визитную карточку секретарю для доклада о себе, особенно в случае незаявленного ранее визита.
Передавать визитную карточку партнеру полагается стоя, повернув ее так, чтобы тот мог сразу прочитать напечатанный на ней текст. Одновременно следует вслух произнести свою фамилию, чтобы собеседник мог более или менее усвоить произношение имени владельца карточки. Получать визитку следует правой рукой, а затем, взяв в обе руки, в знак уважения внимательно ее прочесть, произнеся вслух имя, фамилию и должность визави. В странах Востока, например в Японии, принято получать и вручать визитки обеими руками. В ответ на протянутую визитную карточку необходимо подать свою. Если же в силу каких-либо причин вы не можете этого сделать, нужно извиниться, объяснив причину, и пообещать прислать ее при первой же возможности.
Во время переговоров полученные визитные карточки желательно разложить перед собой, чтобы случайно не забыть, не перепутать, не исказить имя или должность собеседника. Лучше рассортировать их в порядке расположения партнеров за столом во время деловой встречи. Не рекомендуется мять чужие визитки, делать на них пометки, вертеть их на глазах у хозяина, так как это может восприниматься как знак неуважения. Визитные карточки никогда не следует подписывать и проставлять на них дату.
Если возникает необходимость передачи визитки через третье лицо или по почте, ее нужно вложить в специальный конверт, на котором пишется имя, фамилия и должность адресата. Если карточки, адресуемые нескольким лицам, посылаются на фирму в одном конверте, то в левом верхнем углу каждой из них необходимо написать фамилию лица, которому она адресована. В одном конверте на имя одного лица могут быть посланы карточки разных людей. Но если направляемые в конверте визитки могут быть отмечены только специальными международными символами, то завозимые лично адресату карточки должны быть загнуты в зависимости от местной практики. В нашей стране принято загибать, а затем расправлять правый верхний угол карточки или ее правую сторону по всей ширине.
И еще одно общепринятое правило: будучи представлен женщине, мужчина обязан не позже чем через неделю послать визитную карточку ее мужу, даже если он не был ему представлен.
Несомненно, визитные карточки играют большую роль в создании круга делового общения, но когда их накапливается очень много, возникает вопрос, где и как их хранить.
«Камера хранения»
Чтобы не «заблудиться» в огромном количестве визиток, полученных в процессе работы, лучше всего рассортировать их по какому-либо признаку. Это может быть сфера деятельности или название компаний, фамилия человека в алфавитном порядке; также возможна любая удобная для конкретного человека система. А чтобы визиточная база данных не была разбросана по ящикам стола, карманам пиджака и не растерялась, ее желательно скомпоновать в визиточницу.
Этих предметов делового обихода выпускается множество, начиная с небольших карманных вариантов и вплоть до больших настольных. Их разнообразный дизайн и материалы изготовления позволяют удовлетворить запросы самого притязательного покупателя. А кроме красоты и престижа визиточницы позволяют сэкономить драгоценное время и быстро отыскать необходимую информацию.
Справка
Символика обозначений
Для обозначения повода, по которому посылается карточка, в международной практике используется система условных сокращений, которые проставляются в нижнем левом углу простым карандашом:
A.C. (avec compliment) — приветствие, в случае посылки подарка;
P.F. (pour feliciter) — поздравление по случаю праздника, P.F.N.A. (pour feliciter le Nouvel An) — поздравление с Новым годом, P.R.F.N.A. (pour remercier et pour feliciter le Nouvel An) — благодарность и поздравление с Новым годом;
P.R. (pour remercier) — благодарность;
Р.С. (pour condoleance) — соболезнование по случаю национального траура либо в случае смерти делового партнера, P.P.P. (pour prendre part) — соболезнование и готовность помочь;
Р.Р.С. (pour prendre conge) — прощание при окончательном отъезде;
P.F.C. (pour faire connaissance) — удовлетворение знакомством.
Визитные карточки с буквами P.R., P.P.C. остаются без ответа. В ответ на визитные карточки с сокращениями P.C., P.F.C. в течение 24 часов посылают свою визитку с буквами P.R., т. е. благодарят.
На визитных карточках, которые используют в личных контактах, часто пишут краткие сообщения без названных сокращений, но обязательно в третьем лице и без подписи.
Ольга Шморгуненко
Опубликовано в OFFICE 11/2002
Статьи, пресс-релизы