Что нужно для обеспечения бесперебойной работы сотрудников компании? Как избежать недопонимания с персоналом по вопросам выполнения ими своих обязанностей? Чем может быть обосновано повышение или уменьшение уровня заработной платы конкретного специалиста? Одним из ответов на все эти вопросы будет разработка четкой должностной инструкции каждого работника предприятия, начиная от рядовых сотрудников и заканчивая генеральным директором компании.
Эта инструкция является одним из важнейших корпоративных нормативных документов и выступает как необходимое средство управления. Она состоит из определенного количества разделов, каждый из которых освещает все аспекты деятельности сотрудников и предотвращает, а иногда и исключает возникновение непонимания между руководителем, который ставит задачи, и подчиненным, который эти задачи выполняет.
На страже интересов компании
Поскольку четкой формы должностной инструкции, установленной законами Украины, не существует и в Кодексе законов о труде такой документ не упоминается, его наличие в организации не считается обязательным. Каждая компания имеет право не разрабатывать или разрабатывать подобный документ в соответствии с внутренними особенностями и потребностями, с учетом требований к сотрудникам. По мнению юрисконсульта ЗАО «Промсвязь» Елены Савченко, на сегодняшний день, к сожалению, должностные инструкции большинством предприятий рассматриваются как чисто формальный документ. В то время как эффективность работы компании во многом зависит от правильного понимания сотрудниками своих прав и обязанностей, а составление четких должностных инструкций для всех работников организации позволяет улучшить это понимание и сделать деятельность предприятия гораздо более успешной. Применение в должностной инструкции оптимальной схемы оценки труда сотрудников упрощает контроль за работой предприятия и увеличивает доверие персонала к руководству.
Создание такого документа или его частей может быть поручено не только кадровой службе, но и руководителям подразделений или самим сотрудникам. В этом случае инструкция будет более адаптирована к деятельности работников. Также этот шаг позволит определить, как конкретный специалист видит поставленные перед ним задачи и осознает ли он свою ответственность за их выполнение.
Включив в должностную инструкцию все требования к специалисту и четко составив описание работ, можно облегчить процесс поиска новых сотрудников, так как все требования к компетенции и опыту уже будут сформулированы и описаны. Процесс определения и обоснования уровня оплаты труда тоже пройдет намного эффективнее. Не лишним такой документ будет и в ситуации проведения плановой аттестации персонала. На основе требований к знаниям и умениям сотрудников гораздо проще разработать соответствующие тесты и получить полную картину профессионального уровня персонала организации.
Еще одним немаловажным аспектом разработки и применения должностных инструкций в деятельности организации является их влияние на возникновение и функционирование механизма взаимодействия между подразделениями и сотрудниками. А он в свою очередь обеспечивает бесперебойную работу компании и достижение поставленных целей.
Но кроме внутренних функций должностные инструкции помогают и в некоторых непредвиденных ситуациях, например при проверке инспекции по труду, налоговой инспекции или при разбирательстве трудового спора в суде. Конечно, такие ситуации желательно предупреждать, чем потом решать, но в любом случае четко оговоренные требования к специалисту и его полномочия могут во многом упростить решение спорных моментов, например при недружественном расставании сотрудника и компании.
Общее — не значит неважное
Если говорить об унифицированной форме должностной инструкции, то она должна содержать определенные разделы (общие положения, функциональные обязанности, требования к компетенции, полномочия, условия работы и ответственность). Должна не потому, что это отражено в каком-то законодательном акте, а потому что их наличие обеспечит полный охват требований, прав и механизмов взаимоотношений, обеспечивающих полноценную работу персонала.
Первый раздел документа «Общие положения» содержит универсальную, неконкретизирующую информацию. Здесь отражается название должности сотрудника; подразделения, к которому он относится; непосредственная подчиненность (кем руководит и кому подчиняется); порядок его назначения, замещения и освобождения от должности. Но по сути этот раздел определяется традициями организации и почти не влияет на качество документа в целом. Единственное, что необходимо учитывать разработчикам, — это унифицированный вид информации, содержащейся в этом разделе, со всеми остальными корпоративными документами. Если не соблюдать этого условия, то различия между формулировками могут вызвать определенные неудобства в процессе работы. Например, если в должностной инструкции указано, что она предназначена для начальника отдела учета, а в штатном расписании такой должности нет, могут возникнуть проблемы при проверках уполномоченными органами или при увольнении сотрудника не по собственному желанию. А чтобы избежать недоразумений еще и в процессе работы, необходимо четко и доступно описать обязанности и права человека в компании.
Цели должны быть достижимы
Вторым и самым важным разделом должностной инструкции являются «Функциональные обязанности». Они занимают 60 % объема всего документа и включают цели и задачи, поставленные перед работником; полный перечень его обязанностей; форму участия в управленческом процессе (руководит, утверждает, рассматривает, исполняет и т. д.); правила внутреннего распорядка компании; нормы охраны труда и технической безопасности. Так как данный раздел является основной частью документа, его разработку можно разделить на несколько частей. Первый подраздел «Цели и задачи» придется взять на себя руководителю, даже если у него нет времени. Только он может точно определить, к чему стремится компания и какие задачи должен выполнять конкретный сотрудник для достижения целей подразделения и компании в целом. Главное, чтобы цели были четкими и понятными, а задачи достижимыми и измеряемыми (например, увеличить объем продаж в IV квартале 2002 года на 10 000 грн), иначе при получении отчетов о выполненной работе руководитель не сможет предъявить претензий своему подчиненному за неполное исполнение поручения.
Второй подраздел, непосредственно касающийся функциональных обязанностей, сможет описать и сам сотрудник, который в будущем будет их выполнять или уже это делает. Такой подход позволит еще раз сконцентрировать внимание человека на задачах, поставленных перед ним, и на тех внутрифирменных коммуникациях, которые позволят ему усовершенствовать свою деятельность.
Разработку остальных подразделов целесообразно поручить отделам, контролирующим трудовую дисциплину, безопасность труда и т. д. А для того чтобы все эти составляющие были взаимосвязаны и не противоречили друг другу, окончательную редакцию должен производить руководитель подразделения.
Ответственность и полномочия
«Требования к компетенции» — третий раздел рассматриваемого нормативного документа. Основные его составляющие — наличие определенного образования у сотрудника, его опыт и обязательно психологические качества. Последние очень важны, так как уволить человека с формулировкой «не вписался в коллектив» практически невозможно, нужно указать точные причины, которые повлекли за собой увольнение.
Иногда четвертым разделом должностной инструкции выделяют «Взаимодействие по должности», то есть связи сотрудника с различными отделами и конкретными лицами в процессе выполнения служебных обязанностей. Конечно, использование такого подхода возможно, но целесообразнее расположить эти данные в таблице раздела «Функциональные обязанности».
Во-первых, это сделает инструкцию более понятной и конкретной, а во-вторых, позволит человеку, изучающему нормативный документ, сразу определить, к кому и по каким вопросам он может обращаться и от кого и что требовать.
Соответственно, четвертым (или пятым) разделом будут «Права» или «Полномочия». Здесь важно четко оговорить все ситуации, при которых сотрудник может принимать решения и в каких пределах, а также перечислить его права на доступ к корпоративным ресурсам.
И наконец, раздел пятый (шестой) — заключительный «Условия работы, критерии оценки и ответственность». Первая часть раздела описательная и основана на правилах внутреннего трудового распорядка, установленного на предприятии. А вот вторая часть должна быть четко детализирована и последовательна. Она может содержать график отчетности конкретного сотрудника, определенные критерии оценки его работы и ответственность за их несоблюдение. Оптимальным вариантом представления подобной информации будет таблица. Она позволит, во-первых, отразить поэтапное выполнение должностных функций, во-вторых, выделить аспекты, на которые следует обратить особое внимание в процессе работы, в-третьих, осветить шкалу оценок по каждому пункту и, в-четвертых, показать, какую ответственность несет сотрудник за невыполнение или несоблюдение определенных правил. Благодаря такому отражению информации данного раздела при возникновении спорных ситуаций в процессе работы будет намного проще решить возникшие недоразумения. Ведь только качественно составленный перечень критериев оценки деятельности работника может служить основой для решения вопросов профессиональной пригодности работника, его соответствия занимаемой должности и служебного роста, а также применения на практике к некачественно работающему специалисту соответствующих статей КЗоТ Украины для освобождения его от занимаемой должности.
Конечно, нельзя тешить себя иллюзией, что изучив должностные инструкции, сотрудники бросятся их безоговорочно исполнять, для этого необходима еще и хорошая система мотивации. Но в то же время наличие этого нормативного документа компании позволит руководителю отвлечься от постоянного напоминания сотрудникам об их обязанностях, уменьшить количество конфликтных ситуаций и штрафов, минимизировать текучку кадров и сконцентрироваться на более глобальных задачах.
Опыт
Составляем и храним
Внутренних документов в компании великое множество. Эта сфера, как любая другая, живет по своим канонам. Есть правила и для создания и хранения должностных инструкций. Они:
- составляются отделом кадров или самим сотрудником;
- согласовываются с юридическим отделом (юрисконсультом) компании;
- предоставляются сотруднику для изучения (при приеме на работу или продвижении по служебной лестнице);
- подписываются работником после ознакомления;
- нумеруются, утверждаются, заверяются печатью компании и хранятся в отделе кадров (заверенная копия оригинала предоставляется сотруднику, ее подписавшему);
- хранятся в соответствии с установленным порядком делопроизводства;
- изменяются на основании приказа о внесении изменений при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т. д.;
- должны быть заменены и утверждены в случаях изменения: наименования организации или подразделения, наименования должности, фамилии работника (при увольнении прежнего сотрудника и замене его другим).
Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками компании устанавливается распорядительным документом — приказом директора.
Анастасия Чехомова
Опубликовано в OFFICE 11/2002
Статьи, пресс-релизы