Как вы думаете почему?
Первый ответ, который приходит в голову – потому, что они были недовольны результатом, значит они многого ожидали. А может быть, не смогли использовать возможности выставки, или приняли решение об участии необоснованно и несвоевременно. В любом случае роковая ошибка ложится не только на «плечи» организаторов.
Выставка может быть эффективной только в сочетании с комплексом мероприятий, которые зависят и от организаторов выставки и участников выставки.
Меньше недели длится выставка, но готовиться к ней приходиться задолго, минимум – за несколько месяцев.
Традиционно подготовка носит характер организационно-технический. А потом - работа на стенде. Для того чтобы заказы потекли рекой, недостаточно выставить продукцию на обозрение и тихонечко отсиживаться в уголке, каждый раз, вскакивая со стула завидев приближающегося посетителя (пугая его при этом). Ожидание, случайные посетители, перекуры и постоянные сетования, мол, на что столько денег потратили?!
Между тем, все может и должно быть иначе – если готовиться серьезно.
Надо «лишь»:
1) Вовремя составить список нужных посетителей и трижды не менее! - пригласить их – каждого персонально!
2) Загодя сформулировать цели и задачи участия, определить методы, силы и средства, которыми они достигаются.
В общем, нужен маркетинговый план – четкий и ясный.
Каким он должен быть?
Возможно, именно таким, как он представлен здесь.
Подготовка к выставке должна включать:
- выработку рекламной идеи,
- составление плана выставочного стенда,
- заключение договора с оргкомитетом, оформление заказа на оборудование и услуги,
- изготовление рекламных материалов: информационных листов; плакатов; буклетов; проспектов,
- подготовку информационных материалов: технических описаний; прайс-листов; папок стендистов,
- подготовку стендистов и персонала,
- составление сметы расходов.
Проведение выставки включает:
- составление расписания работы персонала,
- инструктаж персонала,
- завоз и вывоз оборудования,
- собственно работа на стенде,
- организация учета посетителей.
Работа после окончания выставки:
- регистрация посетителей, проявивших интерес к вашей продукции во время посещения выставки и поддержание контакта с ними,
- подведение итогов выставки,
- разбор допущенных ошибок, анализ удачных решений (своих, а также увиденных на стендах других фирм).
А теперь более подробно, попытаемся вместе с Вами избежать ошибок.
12 недель до выставки:
- Выберите интересующую вас выставку.
- Проанализируйте выставку. Какова ее общая тема? Кто будет ее посещать?
- Отправьте заявку.
11 недель до выставки:
- Соберите выставочную команду, чтобы совместно продумать план ее проведения.
- Рассчитайте и утвердите бюджет выставки.
- Укомплектуйте состав стендистов.
10 недель до выставки:
- Начните планировать экспозицию.
- Проконсультируйтесь с дизайнерами.
- Держите постоянную связь организаторами выставки, чтобы быть в курсе всех изменений.
9 недель до выставки:
- Продолжайте оформление выставочного стенда.
- Проведите еще одно собрание с вашей выставочной командой.
- Подкорректируйте бюджет.
8 недель до выставки:
- Проведите тренинг стендистов.
- Поработайте с выставочной командой над экспозицией.
- Подключайте отдел рекламы. Введите их в курс дела и разработайте проект по рекламе и продвижению вашего участия в выставке.
7 недель до выставки:
- Завершайте работу по дизайну и графическому оформлению.
- Изготовьте рекламную продукцию, которую будете использовать на выставке.
- Закажите оборудование, необходимое для выставки.
6 недель до выставки:
- Проведите собрание со своей командой.
- Совместно с вашим рекламным отделом разработайте пресс-релизы и методы работы со СМИ.
- Договоритесь о доставке всех выставочных материалов и оборудования.
5 недель до выставки:
- Организуйте обучение персонала работе в выставочных условиях.
- Заполните все формы и бланки по сервису (канцелярские принадлежности, ковровое покрытие, уборка, электричество, грузчики, телефоны, компьютеры, охрана и т.д.)
- Начните предвыставочную маркетинговую кампанию с целью увеличить количество посетителей
4 недели до выставки:
- Проведите собрание с выставочной командой для определения готовности.
- Окончательно распределите персонал.
- Составьте расписание работы.
3 недели до выставки:
- Усиливайте предвыставочную маркетинговую программу. Разошлите персональные приглашения потенциальным клиентам и заказчикам.
- Проверьте выставочное оборудование и внесите дополнения, если это необходимо.
- Активизируйте предвыставочную подготовку персонала.
2 недели до выставки:
- Проведите заключительную репетицию с вашей командой. Будьте готовы к любым неожиданностям.
1 неделя до выставки:
- Проводите ежедневные собрания для контроля над подготовкой к открытию выставки.
- Договоритесь о демонтаже экспозиции после выставки.
1 день до выставки:
- Начистите туфли, погладьте костюм и примите успокоительное.
Меркурий, Центр Делового Сотрудничества Сургутской ТПП
Статьи, пресс-релизы