Если нужно техническое обеспечение концерта, то эту проблему решить просто – есть масса фирм, которые обеспечат на высоком уровне техническую часть данного мероприятия. Также, если необходимо обеспечить проведение конференции на 300 участников со звуковым сопровождением и переводом, то для этого также имеется много предложений и решений. Когда же дело доходит до технического обеспечения стенда на выставке, где на маленькой площадке концентрируется большое количество мелких технических вопросов, требующих решения (электрообеспечение, включая бесперебойное питание; озвучивание; управление светом; применение компьютерной техники; использование элементов видеонаблюдения и видеорегистрации и т.д.), то это получается либо немыслимо дорого (если по каждой отдельной проблеме обращаться в конкретную компанию, занимающуюся этими вопросами), либо не получается вовсе использовать эти возможности (если нет опыта и навыков обращения с подобной техникой и представлений о возможностях ее использования у сотрудников компании). Например, при использовании беспроводных устройств часто наблюдаются взаимные помехи, т. к. на одной площадке собирается большое количество разных устройств, которые мешают друг другу (например, радиомикрофоны, которые могут попадать на одинаковую частоту). Необходимо решать эту проблему. Но как ? Очень важно отдавать себе отчет, что для бесперебойной и четкой работы техники, призванной обслуживать выставочный процесс, реализацию технического сопровождения необходимо доверить профессионалам.
При этом при организации выставочного стенда нужно определиться, кому доверить это ответственное дело:
-если стенд большой и позволяют средства – целесообразно решать вопросы с застройщиками;
-если маленький стенд – решать вопрос самостоятельно (если у компании имеется опыт в проектировании и обслуживании технических средств различного назначения) или обращаться в специализированные компании, имеющие таких специалистов.
Важно, чтобы в том и другом случае уже на этапе подготовки к выставке был назначен ответственный от фирмы за техническую составляющую, задачей которого было бы либо осуществлять координацию с застройщиками по реализации технического проекта выставки, либо делать это самостоятельно. Важно, чтобы это человек обладал креативным подходом и придуманные мероприятия совмещал с общим планом мероприятий выставки.
Но самый лучший выход - обратиться в компанию, которая предоставляет услуги по техническому сопровождению выставок. Такие компании уже появляются. У них есть опыт в креативном использовании современных технических средств и новинок с одной стороны. И с другой стороны они, имея наработки и соответствующее специально подобранное недорогое оборудование, могут обеспечивать реализацию креативных идей комплексно в таких мини-проектах на высоком уровне. Необходимо учитывать, что обслуживание технических устройств во время проведения выставки должны проводить тоже специалисты.
Начинать применять технику можно задолго до начала выставки или другого мероприятия. Например, осмотр площадок для проведения мероприятий можно вести с использованием диктофона со встроенным фотоаппаратом (лучше использование фотоаппарата с возможностью записи аудиофайлов или видеокамеры). Это гораздо проще и быстрее чем записывать на бумаге размеры помещения, отмечать наличие лестниц, других особенностей помещения и т.д. Такая мини презентация не раз будет востребована всеми участниками подготовки мероприятия.
Управление светом
Повысить привлекательность стенда можно, используя управление светом. Например, можно организовать подсветку белых элементов стен стенда лампами разного цвета с переключением цвета подсветки , к примеру, 1 раз в час. Это обеспечит дополнительное привлечение внимания к стенду и его экспозиции. Поможет выделить стенд при стандартной застройке на выставке пенопластовое обрамление, расположенное над стенами стенда на стойках и подсвеченное лампами, расположенными снизу в торцах стен. Если демонстрация требует поэтапности, то определенное изменение света (цвет, освещенность и т.п.) можно использовать при проведении постоянной презентации продукта или технологии на стенде. Но! Необходимо помнить, что цвет элементов стенда, подчеркивающий фирменный цвет компании, не должен меняться!
Важно также иметь в виду, что выбор источников света и их расположение нужно строго продумывать, чтобы во время просмотра экспонатов они не слепили посетителей стенда. А также подобрать правильную мощность и тип отражателей ламп – тип источника света. Реализовать функцию управления светом можно, используя простое устройство, применяемое в управлении елочными гирляндами большой мощности или использовать профессиональные устройства управления светом.
Видео-аудиорегистратор
Его можно использовать достаточно широко - например, для регистрации работы выставочной команды. В этом случае после проведения мероприятия можно по времени проверить работу стендовиков в разных частях стенда.
Можно также получить информацию о количестве посетителей стенда с распределением по дням и времени проведения мероприятия. Этот элемент возможно применять и для проведения маркетингового исследования на выставке. Например, разложив разные марки представляемого товара в разные шкафы, можно регистрировать количество подходов к каждому шкафу в отдельности, тем самым оценив популярность каждого товара или интерес к нему на рынке. Это существенно поможет в автоматизации сбора информации на выставке. При этом можно применять видеорегистратор как самостоятельное устройство; либо, снабдив специализированный выставочный компьютер специальной платой видеозахвата, регистрацию изображения и звука производить непосредственно в компьютере.
Специализированный компьютер
Существует практика использования на выставочном стенде офисного компьютера. При этом компьютер используется чаще всего не самый современный и подготовленный для подобных работ. Это зачастую приводит к срыву показа презентации, причем чаще всего во время посещения стенда самыми важными гостями, или потере информации, с трудом собранной при проведении мероприятия. Отсюда вывод - лучше использовать выделенный системный блок для работы на стенде с комплектом необходимых программ и дополнительных плат.
Корпус компьютера должен сочетаться с общей концепцией оформления стенда (если он находится в зоне видимости посетителей).
Мини-озвучивание мероприятий
В выставочном зале всегда наблюдается повышенный уровень шума, что часто затрудняет проведение презентаций новых товаров или мини-семинаров на стенде. Организаторы выставок разрешают применять усилительные устройства малой мощности. Если при проектировании стенда предусмотреть размещение небольших акустических колонок и использовать радиомикрофон, то проведение семинара на стенде будет более успешным.
Использование элементов видеонаблюдения для демонстрации, работы мастеров.
Расположив миниатюрную камеру на потолке или козырьке стенда, можно проводить наглядный показ новинок товара небольшого размера (например, мобильных телефонов или пультов дистанционного управления). На столе заранее обозначается место зоны действия камеры, и именно в этом месте ведется показ устройств. Посетители наблюдают за презентацией как непосредственно в зоне демонстрации, так и просматривая изображение на плазменных панелях, расположенных с разных сторон стенда, что привлекает посетителей на стенд и увеличивает количество зрителей. Дополнительно должен быть задействован радиомикрофон с петличным креплением (не занимает руки специалиста, проводящего показ).
При показе работы косметолога на парфюмерной выставке можно закрепить миниатюрную камеру на голове мастера и транслировать изображение на большой экран.
Посетителям будет прекрасно видно движение рук мастера, его работа. При большом экране и качественной камере эффект будет незабываемым. Произведя видеозапись, монтаж и поработав со звуком, вы получите учебный фильм или материал для рекламного ролика (приглашение мастера специально для съемки рекламного ролика - это дополнительные финансовые вложения и не малые).
Обеспечение электропитания
Продумывать прокладку электросети надо начинать уже при проектировании стенда. Часто бывает, что размещение электро - розеток носит спонтанный характер, и они располагаются без предварительного продумывания конкретных мест установки оборудования на стенде. На этапе монтажа стенда часто применяют различные удлинители с необходимым количеством гнезд подключения.
Надо сказать, что применение удлинителей не желательно, т.к. это ухудшает внешний вид стенда, повышает вероятность несанкционированного отключения оборудования и может привести к травмам посетителей и работающих на стенде сотрудников.
В крайнем случае, для прокладки кабелей в открытых местах необходимо использовать напольный короб (выпускается разного цвета и размера).
Всегда надо помнить, что выставка- это прежде всего публичное мероприятие, и надо позаботиться о внешнем виде не только экспонатов, сотрудников и стенда, но и о внешнем виде устройств, кабелей, вилок источников света и всего, что видит посетитель!
Часто удивляет невнимательность ответственного за состояние стенда к таким деталям. А в итоге – эти детали часто перечеркивают все усилия и затраты, вложенные в нешуточные экспозиции. Например, на стенде компании - продавца очень дорогих серверов смонтирован и запущен в работу серверный модуль, а сетевой кабель, подключенный к нему, замотан грязным куском изоляционной ленты, что сводит на нет компетенции IT-компании в целом. Ну не вызывает доверия к себе такая компания. Почему? Потому что, это не профессионально (особенно для IT-компании).
Бесперебойное питание оборудования
При оформлении стенда всегда используется оборудование, которое не должно отключаться от питающей сети внезапно (например, компьютерная техника, некоторые модели плазменных панелей, управляющие контроллеры, программаторы управления светом, интернет - оборудование и т.д.). Для их безотказной работы необходимо применение бесперебойных источников питания необходимой мощности. При проведении выставочного мероприятия нередко обесточивается целая серия стендов, в особенности на стадии монтажа. Это легко может нарушить работу компьютерной техники во время работы выставки на достаточно большой промежуток времени. По закону подлости это часто случается во время прихода на стенд инвестора или важных зарубежных гостей.
Компьютерная сеть и подключение к Интернет.
Часто на стенде работают не один компьютер, а несколько. Да еще и другие сетевые устройства (например, сканер, принтер или автономный банк данных). Возникает необходимость в организации компьютерной сети на время работы выставки. Главное - решить все технические вопросы на этапе проектирования стенда. Сетевой провод легко спрятать в стенах стенда или, при стандартной застройке, поместить в короб небольшого сечения белого цвета. Короб крепится самоклеющейся лентой к стенам-перегородкам.
Необходимо найти место для активных сетевых устройств и продумать доступ к ним во время работы выставки при сбоях и неполадках. Об этом часто забывают и размещают эти устройства под полом или в стене без обеспечения доступа к ним. При неполадках приходится вызывать системного администратора из офиса (если он , конечно, есть!) и прокладывать дополнительный кабель уже под ногами или по стенам.
Резервирование данных
Часто забывают о том, что назначение выставочного мероприятия это, в первую очередь, сбор и распространение информации. Поэтому потеря собранных данных может свести на нет все мероприятие. Участники выставок чаще всего не допускают возможности выхода из строя винчестера или системного сбоя, при возникновении которого и последующей потере всех собранных данных долго потом удивляются своей беспечности. А все было – и компьютер с пишущим приводом, и чистые диски в тумбочке с рекламой. Не был только решен организационный вопрос - кто и когда должен записать резервную копию.
Важным вопросом является и сохранность данных. За компьютером с базой данных надо особенно тщательно следить. Если для этих целей используется переносной компьютер (что не желательно), то он должен быть прикреплен специальным тросом к столу или стене, чтобы избежать кражи. А данных на современной выставке бывает много: из офиса взяли файл для передачи представителям компании в регионе (часто это, например, финансовый файл - сверка продаж и оплат!), закрытые технические характеристики устройств и т.д. Необходимо помнить - конкуренты не дремлют и воруют информацию не только в кино.
Сканер на выставке
Сканер может быть как стандартный (желательно малогабаритный), так и специальный (например, для сканирования визиток). Варианты применения этого устройства можно найти самые разнообразные. К примеру, сканирование анкет для оперативной передачи в офис заказов и заявок от посетителей на продукцию. На современном этапе развития выставочного бизнеса идет достаточно жесткая борьба за клиентов. Вовремя переданная заявка позволяет опередить конкурентов и прислать предложение уже из офиса еще до окончания выставки.
Для работы на выставке желательно выбрать удобный и компактный сканер со средними параметрами - их будет достаточно.
Рекламная фотосъемка
На стенде часто организуют мини - семинары, презентации новых марок товаров или организуется прием зарубежных гостей - производителей товаров, представленных на выставочном стенде. Достаточно установить стационарно цифровой фотоаппарат с обеспечением немедленной распечатки фотографий гостей на фоне товаров и атрибутики компании. Такой подарок Вашим гостям - хороший рекламный ход с применением распространенных технических устройств. Будьте уверены - эта фотография займет достойное место в офисе Ваших гостей.
Хорошим шагом будет мгновенная распечатка сертификата на посещение мини-семинара слушателям. При достаточно скромных расходах можно получить хороший рекламный отклик на таких мероприятиях.
Использование услуг, предоставляемых организаторами выставок.
Организаторы выставок предоставляют большое количество услуг по техническому сопровождению мероприятий, качество и перечень которых постоянно растет. Например ЦВК «Экспоцентр» предлагает новую и бесплатную услугу- on-line - систему назначения деловых встреч ( MatchMaking) , разработанную специалистами ЦВК «Экспоцентр» для экспонентов и посетителей выставок, проходящих на территории ЦВК «Экспоцентр».
Система MatchMaking позволяет задолго до начала выставки получить доступ к зарегистрированным в системе участникам и посетителям выставок и назначить встречи с интересующими компаниями. Это хорошая услуга, позволяющая пригласить специалистов и других заинтересованных лиц на стенд Вашей компании.
В техническом плане перечень предоставляемых услуг постоянно растет. На стенде возможна установка городской телефонной линии для работы телефона и факса, можно осуществить подключение Интернет и много другого. В зале можно по расписанию делать объявления о работе стенда для привлечения посетителей или о времени дополнительного мероприятия.
Главное - своевременно получить перечень услуг у организатора и выбрать необходимые для проведения мероприятия. Именно своевременно! Часто бывает, что решение о подключении телефонной линии или Интернет приходит после сборки стенда, и ,например, подиум или сборный пол закрывает доступ к кабельному люку в полу выставочной площадки, что делает невозможным подключение. И, как назло, нет сигнала беспроводного Интернет в зоне расположения стенда (основной и хороший сигнал бывает в районе временных кафе и переговорных), что делает невозможным его подключение.
Заключение:
Финансирование технического сопровождения стенда не должно проводиться по остаточному принципу. Это не менее важная статья расходов, чем средства на строительство и оформление стенда, раздаточный материал и организацию фуршета по окончании выставки. От этого также во многом зависит успех проводимого выставочного мероприятия.
Техническим сопровождением (проектированием, монтажом и обслуживанием) выставочного мероприятия должны заниматься профессионалы, как , впрочем , и всем остальным в наше время!
01.12.2008
Баринов С.Б
телефон:8 903 147 9230
e-mail:info@sbbarinov.ru
Статьи, пресс-релизы