Тщательное планирование участия в выставке предполагает своевременное составление бюджета. При первом участии в выставке прогноз затрат может представлять определенные сложности, но точный учет затрат после первого участия в выставке сразу же поможет составить более точную смету затрат при участии в последующих выставках.
Системный учет всех затрат по окончании выставки (примерно через 6 месяцев) позволит также сделать окончательный вывод об эффективности в соотношении с суммой затрат и оценить результаты.
Общая стоимость участия в выставке складывается из следующих основных статей затрат:
- Аренда стенда, плата за электроэнергию и т.д. (основная статья затрат)
- Монтаж/оснащение стенда
- Обслуживание стенда, реклама и пользование средствами связи
- Транспортные издержки, стоимость удаления отходов
- Заработная плата и командировочные занятых на стенде сотрудников
- Прочие затраты
Названные статьи затрат более подробно перечислены в контрольном списке для определения стоимости участия в выставке, позволяющем конкретно прогнозировать затраты.
По заказу Комитета немецкой экономики по делам торговых выставок и ярмарок (AUMA) было выполнено исследование выставочных затрат немецких участников на основе данных о ярмарках и выставках в Германии за 1991-92 гг.
В среднем, независимо от типа выставочных мероприятий, примерно 15% всех затрат составила арендная плата за стенд, около 5 % - эксплуатационные расходы: плата за электроэнергию и т.д. На монтаж, оснащение и оформление стенда пришлось 39%, на обслуживание стенда и пользование средствами связи - около 12%, на транспорт и удаление отходов - около 3 %. Заработная плата и командировочные составили 21%, прочие затраты -около 5%.
Исследование показало, что доля арендной платы за квадратный метр стенда снижается с увеличением размеров предприятия и размеров стенда, а доля затрат на монтаж, пользование средствами связи и сервисное обслуживание увеличивается.
Так, затраты на монтаж и оформление стенда для фирм с числом штатных работников до 9 человек составляют в среднем 24%, а для предприятий с численностью занятых более 2500 человек - около 43%. На стендах площадью менее 25 м2 доля монтажных затрат составляет 21%, а на стендах площадью более 250 м2 - 46%.
Доля заработных плат и командировочных на квадратный метр площади стенда снижается с увеличением размеров стенда, при этом лишь незначительно уменьшаясь с увеличением размеров предприятия (по численности занятых).
На региональных/местных выставках доля арендной платы за м2 площади стенда значительно выше, чем на крупных международных выставках - в диапазоне от 26% до 10%. Противоположная тенденция характерна для затрат на монтаж стенда - в диапазоне от 25% до 50%. В среднем, сумма затрат в пересчете на квадратный метр площади стенда составляет примерно 1150 DM, с естественными отклонениями в ту и другую сторону в зависимости от типа выставки, размеров предприятия (по численности занятых) и размеров стенда.
Так, в зависимости от размеров предприятия затраты на квадратный метр площади стенда могут составлять от 600 DM для предприятий менее чем с 9 штатными работниками до 1800 DM для предприятий с числом занятых более 2500 человек. Применительно к размерам стенда затраты могут составлять от 950 DM (площадь стенда менее 100 м2) до 1400 DM (площадь стенда более 250 м2).
Сравнение типов выставочных мероприятий показало, что затраты по участию в выставке в пересчете на квадратный метр для всех предприятий-участников международных выставок промышленного оборудования составляют от 900 DM до 1450 DM.
К верхней границе этого диапазона тяготеют выставки, на которых значительную роль играют расходы в связи с презентацией экспонатов (необходимость высокой технической вооруженности в соответствующих отраслях), или выставки, выполняющие функцию ведущих в своей отрасли. Наименьшие затраты характерны, соответственно, для тех отраслевых выставок, где затраты на технические средства презентации сравнительно невелики.
Диапазоны затрат по участию в выставках потребительских товаров составляют 600-1100 DM за квадратный метр выставочной площади на международных ярмарках потребительских товаров для посетителей-специалистов и, соответственно, 600-1900 DM за квадратный метр на международных выставках потребительских товаров для широкой публики. Наиболее высокие затраты характерны в особенности для автомобильных выставок и выставок бытовой электроники.
В среднем, независимо от типа и размеров предприятий, участие в региональных (местных) выставках промышленного оборудования обходится примерно в 650 DM за квадратный метр, а участие в региональных (местных) закрытых выставках потребительских товаров для посетителей-специалистов примерно в 450 DM за квадратный метр.
На региональных (местных) выставках для широкого потребителя квадратный метр выставочной площади стоит в среднем 500 DM. Указанные значения могут значительно колебаться в зависимости от размеров предприятий (по численности занятых) и размеров стенда или, соответственно, отрасли предприятия.
Все названные стоимостные факторы характеризуют прежде всего те предприятия, которые участвовали в опросе в рамках исследования. При сравнении и планировании сметы приведенные значения могут служить, конечно же, лишь ориентировочными показателями и в отдельных случаях значительно расходиться с фактическими затратами конкретных предприятий-участников выставки.
Information support and design © RSoft, Ltd.